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benjaminjohn.de Posts

Dynamics CRM 2013

Posted in Dynamics 365, and Power Platform

Liebe Leser, wenn ihr in diesem Artikel eine weitere Variante von “Microsoft Dynamics CRM 2013 makes business personal” erwartet muss ich euch enttäuschen. Ich werde hier die mir bisher bekannten Fakten über Features, Anforderungen und Preisen zu Dynamics CRM 2013 auf den Tisch legen und dabei versuchen eben nicht wie eine Pressemitteilung zu klingen.

Was bringt Dynamics CRM 2013?

Endlich ist es möglich in annähernd einem einzigen aufgeräumten Fenster zu arbeiten in dem sich alles abspielt und das zudem auch per Touch bedient werden kann. Zudem ist es möglich verschiedene (mobile) Browser zu verwenden oder eine der neuen, mit Dynamics CRM 2013 erscheinenden, kostenlosen Apps für mobile Geräte.

In den neuen Formularen können verschiedene Prozesse für eine Aufgabe definiert werden. Beispielsweise könnten für die Service Anfragen unterschiedliche Bearbeitungsprozesse definiert werden, abhängig davon ob der Kunde einen Support Vertrag hat oder eben nicht.

Kommunikation ist ein weiteres großes Thema, so ist wie in Polaris auch schon eine Yammer Integration mit an Bord. Dadurch erscheinen Nachrichten aus CRM in Yammer und umgekehrt und mit einer Yammer Integration für SharePoint mutiert Yammer dann vom netten kleinen Social Network zum Intranet: Übrigens, Mitarbeiter ohne Zugang zu CRM können durch Yammer Nachrichten mit CRM interagieren.

Wann ist es soweit?

Dynamics CRM 2013 ist für den Herbst 2013 angekündigt. Nun Herbst ein dehnbarer Begriff in Zeiten der globalen Erwärmung und es macht auch nicht auf einmal *BUMM* und da ist es, sondern man muss das Update selbst anstoßen.

Dynamics CRM Online Kunden können dafür einen Zeitraum innerhalb eines Jahres für die Durchführung des Updates von Dynamics CRM 2011 auf Dynamics CRM 2013 wählen.

OnPremise Kunden können den Update-Zeitpunkt logischerweise komplett selbst bestimmen.

Vorrausetzung für ein Update ist dass die im System durchgeführten Anpassungen mit dem Update kompatibel sind, sprich nicht unsupported in Dynamics CRM 2013 sind. Heißt also selbst die Anpassungen im System aktualisieren oder einen Partner dafür beauftragen.

Unsupported?

In Dynamics CRM 2013 werden Plug-Ins, Scripte, Custom Workflow Activities die auf Dynamics CRM 4.0 basieren nicht mehr funktioniere. Solltet Ihr also solchen Code verwenden, wird es Zeit für ein Update des Codes da ihr sonst auch nicht auf Dynamics CRM 2013 aktualisieren könnt.
Upgrade Your Code from Microsoft Dynamics CRM 4.0 to Microsoft Dynamics CRM 2011
Scripte die in Dynamics 2011 Code geschrieben sind, also “Xrm.Page . . .” werden auch weiterhin Dynamics CRM 2013 funktionieren. Mit dem Polaris Update war dem ja noch nicht so.

Brauche ich neue Hardware oder Software?

Wenn eure Hard- und Software halbwegs aktuell ist, also nicht älter als 5 Jahre, braucht ihr euch keine Sorgen zu machen. Hier mal eine Übersicht was ihr an Software nicht mehr installiert haben solltet.

  • Client: Windows XP, Office 2003, Internet Explorer 7
  • Server: Windows Server 2003 Terminal Services, Windows 2000 Server Active Directory
  • E-Mail Router: Exchange 2003, Exchange 2007 WebDAV

Ändert sich der Preis?

Ja, kleinere Kunden wird es vermutlich nicht freuen da sie mit den eingeschränkten Lizenzen nicht auskommen werden und zu den Professional Lizenzen greifen werden.

Größere Kunden hingegen dürften sich freuen da man volle und beschränkte Lizenzen miteinander kombinieren kann, so wie man es von den E-Plänen in Office 365 kennt.

User Subscription Licenses (USLs)

  AddOns
Professional
$65/Benutzer/Monat


Volles CRM mit Vertrieb, Marketing, Service und eigenen Anwendungen (xRM)

              Produktiv Instanz


$549/Instanz/Monat

             
  Basic
$30/Benutzer/Monat


Basis CRM, Berichte und eigenen Anwendungen (xRM)

         
          Test Instanz


$549/Instanz/Monat

    Essential
$15/Benutzer/Monat


Zugang zu eigenen Anwendungen (xRM)

 
       
      Speicher


$9,99/GB/Monat

     
                   
Inklusive:


1 Produktiv Instanz, ab 25 Pro. USLs eine Test Instanz, 5GB Speicher wachsend um 2,5GB/20 Pro. USLs bis zu max. 50GB, Zugang mit Apps

   

Entfernen von E-Mail Anlagen aus Dynamics CRM

Posted in Dynamics 365, and Power Platform

Neulich kam von einem Kunden die Anforderung Speicherplatz in Dynamics CRM Online wieder freizugeben da die 5 Gigabyte beinahe erschöpft waren. Ich empfahl dem Kunden den Artikel “10 Methoden zum Freigeben von Speicherplatz in Microsoft Dynamics CRM Online” aus dem Microsoft Dynamics CRM Online-Resourcencenter.
Bei Methode 3 – “Entfernen von E-Mail Anlagen aus Dynamics CRM Online mithilfe der erweiterten Suche” kommt man nach dieser Anleitung jedoch nicht weiter und deshalb widme ich mir dieser Problematik an und stelle eine bessere Lösung vor.

Lösungsversuch nach Anleitung

  1. Klicken Sie auf Erweiterte Suche.
  2. Wählen Sie in der Liste Suchen nach die Option E-Mail-Nachrichten aus.
  3. Fügen Sie im Suchkriterien-Bereich Kriterien hinzu, die mit den folgenden vergleichbar sind:
    E-Mail-Anlagen (Element)
    Dateigröße (Bytes) – Ist größer als – Geben Sie im Textfeld einen Byte-Wert ein, beispielsweise “25000”.
  4. Klicken Sie auf Suchen.
  5. Sie verfügen jetzt über eine Liste von E-Mails mit Anlagen, die größer als “X” Bytes sind.
  6. Sie können jede E-Mail öffnen, auf die Registerkarte Anlagen klicken und jede gewünschte Anlage löschen.


Schritte 1 – 5 erledigt sieht so aus.

Öffnet man eine E-Mail aus der Suchergebnissen und wechselt in die “E-Mail Anlagen” Registerkarte stellt man fest dass man keine Option zum löschen der Anlage vorfindet. Das liegt daran dass die E-Mail bereits abgeschlossen ist, also gesendet oder empfangen ist.

Über einen Workflow könnte man den Status der gefundenen E-Mail Nachrichten ändern, dann einzeln pro E-Mail die Anlagen löschen und mit einem weiteren Workflow die E-Mails wieder als gesendet oder empfangen schließen. Mit dieser Methode könntet ihr einige Stunden nur für das Entfernen von E-Mail Anlagen aus Dynamics CRM verbringen.

Bessere Lösung zum entfernen von E-Mail Anlagen aus Dynamics CRM

Jason Lattimer hat dieses Problem erkannt und eine Option zum Löschen von E-Mail Anlagen in seine “Internal Email Helpers” Solution integriert. Diese steht kostenlos auf CodePlex zur Verfügung und einfach in Dynamics CRM Online importiert werden.

Nach der Import der Lösung erstellt man einen Workflow für die Entität “E-Mail”. Setzt die Ausführung auf “bedarfsabhängig” und entfernt das Häkchen für “Starten bei: Datensatz wird erstellt”, es sei denn ihr möchtet grundsätzlich für alle neuen E-Mails die Anlagen entfernen. Dazu würde ich aber die Systemeinstellungen empfehlen da so die Anwender direkt eine Information von Outlook bekommen dass Ihre Anlagen nicht mit der E-Mail zu CRM hochgeladen wurden.

Fügt dem Workflow folgenden Schritt hinzu:

Legt die Eigenschaften so fest und aktiviert anschließend den Workflow.

Mit diesem Workflow kann man massenhaft Anlagen löschen ohne vorher eine erweiterte Suche erstellen zu müssen, den Status der gefundenen E-Mails mehrfach ändern zu müssen und ohne jede E-Mail einzeln anfassen zu müssen. Zusätzlich wird in den Notizen der E-Mail ein Hinweis mit Namen der gelöschten Datei hinterlassen.
In der Praxis könntet ihr beispielsweise für die Anwender eine Ansicht mit Ihren E-Mails mit Anlagen über 2,5 MB erstellen, so dass jeder seine Anlagen checken kann bevor ihr mit Workflow die Anlagen entfernt.

PDF Dateien mit der Word Web App

Posted in Exchange Online, Office 365, and SharePoint Online

Seit Anfang Juli kann man PDF Dateien mit der Word Web App anzeigen, so wie im großen Bruder der Word Desktop Anwendung. Benötigte man sonst einen PDF Viewer der die Datei nach dem Herunterladen angezeigt oder vielleicht auch ein Browser Addon bereitstellt mit dem man die Dateien im Browser lesen kann, so erledigt dass nun Word Web App in der gewohnten Umgebung. Microsoft stellt die Word Web App Office 365 Kunden (abhängig vom Abonnement), Outlook.com Anwendern und SkyDrive Anwendern zur Verfügung.

Unterschiede beim Anzeigen von PDF Dateien mit der Word Web App

  • SkyDrive
    Klickt man eine PDF Datei in SkyDrive an wird sie umgehend in der Word Web App angezeigt. Möchte man sie herunterladen um sie dauerhaft speichern zu können oder um sie mit einem anderen PDF Viewer anzuzeigen, erreicht man dies durch das Kontextmenü.
    SkyDrive ist den anderen Diensten sogar noch einen Schritt voraus. Dort kann man nicht nur PDF Dateien mit der Word Web App anzeigen, man kann sie auch bearbeiten. Dazu wird ein Word Dokument mit dem Inhalt des PDFs als Kopie erzeugt. Texte damit zu übernehmen ist ein Kinderspiel, aber abhängig vom Layout des PDF kann die Formatierung vom Original abweichen.

  • Outlook.com
    Bei PDF Anlagen wird unter dem Anlagesymbol der Link “Online anzeigen” angezeigt über den man die Datei in der Word Web App öffnen kann.

  • Outlook Web App (Office 365)
    Bei Verwendung der Outlook Web App für Exchange Online muss man mit der Maus über die PDF Anlage fahren um den “Vorschau” Link angezeigt zu bekommen. Klickt man ihn startet die Word Web App. Klickt man das Anlagesymbol lädt man die PDF Anlage herunter.

  • SkyDrive Pro und SharePoint Online (Office 365)
    Tja, schlechte Nachrichten vorerst. Nachdem die Anwender Probleme mit der Funktion meldeten hat Microsoft sie vorerst bis zu vollständigen Lösung des Problems deaktiviert.

Übrigens kann man auch aus der Word Web App heraus jederzeit das PDF herunterladen.

Lync Online media ports

Posted in Office 365, and Skype for Business

Microsoft hat bei den Lync Online media ports für Ordnung gesorgt. Sie wurden in drei Gruppen gegliedert um Administratoren mehr Möglichkeiten zum konfugurieren ihrer Firewall zu geben. So könnte man beispielsweise die Ports für Video gesperrt werden oder QoS (Quality of Service) für Lync Online konfigurieren und alles über Gruppenrichtlinien and die Windows 7 oder Windows 8 Clients verteilen.

Lync Online media ports Übersicht

Verwendung Richtung Protokoll Port
Audio Ausgehend RTP/UDP 50000-50019
Video Ausgehend RTP/UDP 50020-50039
Screen Sharing & Datei Transfer Ausgehend UDP 50040-50059

Für ein zukünftiges Dienstupdate ist auch eine Trennung der Ports für Screen Sharing & Datei Transfer geplant.

OneNote App Update auf V2

Posted in Office 365, and SharePoint Online

Da ist er nun, mein erster Post hier und “OneNote App Update auf V2” fällt natürlich gleich aus dem thematischen Rahmen des Blogs in dem es eigentlich um die Microsoft Online Services gehen soll. MIST, aber genau mit diesen kann man mit der aktualisierten OneNote App für Android (Smartphones und Tablets) und iOS (iPhone und iPad) Geräte nun hervorragend arbeiten. Mit dem Major Update auf Version 2 der App ist nun endlich dass möglich was die Windows Phone App bereits kann, eine OneNote Datei auch auf SharePoint oder SkyDrive zu bearbeiten.

Die Entwickler versprechen weiterhin über Gerätegrenzen hinweg das Gleiche Look and Feel, spricht die Notizen sollen auf allen Geräten absolut gleich aussehen.

Ebenfalls verbessert wurden die Formatierungsoptionen um einen ähnlichen Umfang zu bieten wie man ihn von Office bereits gewohnt ist. Dazu zählen alle gängigen Text-Formatierungen, Nummerierungen, Aufzählungen, Einrückungen, Tabellen, Hyperlinks und Checklisten.

Fehlen darf natürlich auch nicht eine Option um Notizen mit anderen Skydrive- oder SharePoint Usern zu teilen und sie auch gleichzeitig gemeinsam bearbeiten zu können.

Macht euch doch selbst ein Bild . . .

Ich wurde übrigens über den @msonenote Twitter Account auf diesen Artikel aufmerksam.
Mehr Infos zu OneNote findet auch auf www.onenote.com